Prozess-Steuerung / Workflows

Die Aufgabe

In Ihrem Unternehmen sieht man Beschwerden bewußt als Chance zur Verbesserung und Erhaltung von Kundenbeziehungen. Um beim Management von Beschwerden einen geregelten Ablauf zu gewährleisten, wurden Sie gebeten, die Prozess-Steuerung zu automatisieren. Da die Bearbeitung einer Reklamation vom Beschwerdeführer sehr sensibel beobachtet wird, ist es wichtig, dem Beschwerdeführer regelmäßig Rückmeldung zu geben, Termine einzuhalten und die Erledigung zu überwachen.

Die Lösung

Nachdem Sie sich einen ersten Überblick über den künftigen Ablauf des Beschwerdemanagements verschafft haben, erstellen Sie im Workflow – Designer von IUVA Flow einen neuen Workflow. Sie beginnen nun zunächst die einzelnen Aktionen einzuzeichnen, die im Zusammenhang mit einer Beschwerde auftreten. Wo bereits möglich, verbinden Sie die Aktionen untereinander und bilden so den Ablauf Ihres Beschwerdemanagement mit seinen Aktionen, Reaktionen und Verzweigungsmöglichkeiten ab. Parallel legen Sie eine Liste mit den Informationen an, die Sie gerne im Zuge der Beschwerdebearbeitung sammeln möchten (z.B. Grad der Verärgerung, Schadenshöhe, u.v.m.).

Nachdem Sie diesen kreativen Prozess (zumindest vorläufig) abgeschlossen haben, nehmen Sie die notwendigen Einstellungen in IUVA Flow vor. Legen Sie Fristen fest, definieren Sie welche Personen, Abteilungen etc. die jeweiligen Bearbeitungsschritte zugewiesen bekommen, definieren Sie Aufgaben im Rahmen der Bearbeitung u.v.m. Abschließend definieren Sie, welche Stellen für die Eskalation des Prozesses verantwortlich sind. Diese werden automatisch benachrichtigt, sobald Fristen durch den Bearbeiter nicht eingehalten werden.

So geht's

Einfache Erstellung per grafischem Workflow-Designer

Der integrierte Workflow-Designer macht Ihre Geschäftsprozesse sichtbar. Mit einfach zu bedienenden, grafischen Elementen können Sie die einzelnen Prozessschritte schnell und intuitiv aufzeichnen, ohne IT-Spezialist sein zu müssen.

Das Ergebnis sind transparente, verlässliche und effiziente Arbeitsroutinen für Ihre Mitarbeiter, in denen Verantwortlichkeiten und Termine klar geregelt sind. Bearbeitungsfehler, Fristüberschreitungen und unklare Zuständigkeiten können somit auf ein Minimum reduziert werden.

Automatische Steuerung durch intelligente, benutzerdefinierte Regeln

Sie planen und definieren diese Abläufe nur ein einziges Mal. Denn ist der Workflow einmal hinterlegt, führt Sie das Management-System von IUVA Flow automatisch durch den Prozess.

Dabei überwacht das Modul kontinuierlich die Einhaltung Ihrer Fristen und mahnt diese falls erforderlich auch an. Über mehrstufige Eskalationsregeln werden nötigenfalls auch Vorgesetzte, Qualitätsmanager oder die Geschäftsleitung informiert.

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